デスクワークでは書類の提出がたくさんあります。上司への提出書類は種類が増えるとクリップでまとめるにも向きがバラバラになると非常に悩みます。悩まない人はおそらくあなたの上司は非常に迷惑に感じています。ここでは一般的にこれが良いとされている書類の向きの揃え方をご紹介します。
横書きの書類は左上にホッチキスを
横書きの書類
横書きの書類は、左上にホッチキスを止めるのが基本的なマナーです。 横書きの文書は、左上から文章が始まって右下へと読み進めますね。 下まで来たら文章が終わる右下をつまんで次のページをめくるのが自然な流れです。 そのため、読みやすいように左上をホッチキス止めするのが一般的です。
横向きなら右上をとめる
基本的に書類が縦向きなら左上、横向きなら右上です。
ホチキスは読み手がめくりやすい斜め45度
角度は斜め45度にとめるのが、正式な書類の留め方です。
縦書きの書類や、横向き横書きの書類だと読みづらい場合もありますし、
まとめた書類を大量に重ねて配布する場合は、止めた場所がふくらんでかさばってしまいます。
その場合は読みやすい位置でとめたり、少しずらしてとめるのが良いこともあります。基本を踏まえた上で、書類の種類や読み手のことを気遣うことが大切ですね。
縦長・横長混在の場合は？
たくさんの書類はそのほとんどが横書き。
しかし、縦向きと横向きはその書類の写真や図の影響により稀に横向きとなることがあります。
このような場合は上図のようにとめましょう。
縦書きの場合は？
基本的にホチキスを留める位置は横書きのものは「左上」、縦書きのものは「右上」と覚えておくといいでしょう。読み手がどのように紙をめくって資料を読み進めていくかを思い浮かべるとどこにとめるべきかきづけます。
普通、横書きの文章はは左上から始まり右下で終わります。つまり、資料の右下に目を通してから次のページをめくることになります。その際、目の動きに沿って自然な流れで読み進めることのできる「左上」が、ホチキスとめの一番理想的な位置です。
これに対し、縦書きのものは右上から始まり左下で読み終わるため、「右上」でホチキス留めをすると読む流れを妨げずにすみます。
資料によっては縦書きと横書きが混在しているものもあります。これは一般的に「左上」を基本にすることを頭に入れておくといいでしょう。
各企業によって社内ルールがある場合もあります。上司に指示を仰ぐのが良いです。特に今回のような混在。非常に困りますね。更に用紙サイズが異なり、重要な書類でお客様提出ともなれば必ず上司相談です。